Hilfe, nicht noch ein Meeting
Wie Sie mit Coaching Ihre Besprechungen auf Vordermann bringen
Ihre Meetings sind immer kurz, knapp und klar? Es kommt immer ganz genau das zur Sprache, was Sache ist? Alle Beteiligten wissen genau, was sie nach dem Meeting zu tun haben? Und keine/r der Beteiligten kommt auch nur im Entferntesten je auf die Idee, man hätte sich ein Meeting – und damit eine Menge Zeit und Langeweile sparen können? Oder ist all das für Sie nur eine absolute Wunschvorstellung und gehören Sie zu jenen Menschen (wohlgemerkt: der Mehrheit), die sich des Öfteren - zum Beispiel während eines Meetings - ausrechnen, was es kostet, wenn so viele Personen beisammensitzen und beharrlich aneinander vorbeireden, oder mal wieder heimlich Meeting-Bullshit-Bingo spielen und sich fest vornehmen, beim nächsten einen wichtigen „Außer-Haus-Termin“ zu haben?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, was Sie tun könnten, wenn Sie genug vom Meeting-Marathon ohne Output haben. Hier eine kleine Auswahl:
1) SIE BLEIBEN DEM MEETING FERN
2) SIE BUCHEN DAS X-TE SEMINAR "MEETINGS EFFIZIENT GESTALTEN
3) SIE SPRECHEN EIN ERNSTES WORT MIT ALLEN TEILNEHMER:INNEN (SIND OHNEHIN IMMER DIESELBEN, ODER?)
4) SIE SETZEN MIT VERÄNDERUNGEN DIREKT IM EIGENEN SYSTEM AN
Die erste Möglichkeit ist kurzfristig gesehen vermutlich gar nicht so schlecht. Sie können in der Zeit, die Sie sonst im Meeting verbringen, Arbeiten erledigen, E-Mails beantworten, Telefongespräche führen oder Kaffee trinken. Sie bekommen ja ohnehin ein Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen. So haben Sie allerdings nicht die Möglichkeit, selbst gestalterisch einzugreifen, und können sich auch nicht einbringen. Ihre Ideen und Beiträge bleiben somit auf der Strecke.
Wenn Sie sich für die zweite Möglichkeit, also das x-te Seminar, entscheiden, können Sie davon ausgehen, dass Sie dort die eine oder andere Methode lernen, die Sie noch nicht kennen. Außerdem können Sie sich mit anderen Manager:innen austauschen, von denen Sie erfahren, wie ineffizient in anderen Firmen Meetings abgehalten werden. Zumeist sind solche Seminare auch recht kurzweilig. Sie kommen dann nach drei Tagen aufmunitioniert zurück und werden mit mehr oder weniger Erfolg die neuen Erkenntnisse und Methoden an Ihre Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen weitergeben. Der Erfolg wird davon abhängen, wie jede/r der Beteiligten Ihre Ausführungen für sich interpretiert – denn jeder Mensch hat seine eigene Wirklichkeit.
Falls Sie der Meinung sind, dass gefälligst die anderen Meeting-Teilnehmer:innen etwas mehr Struktur und Nachhaltigkeit in Ihre Besprechungen bringen sollten, dann werden Sie sich vielleicht für die dritte Möglichkeit entscheiden: Sie sprechen ein ernstes Wort mit allen Beteiligten und fordern eine effiziente Meeting-Kultur ein (ohne vielleicht selbst genau zu wissen, wie diese aussehen könnte, da Sie sich ja gegen Möglichkeit 2 entschieden haben). Vielleicht werden Sie Zustimmung ernten oder verständnislose Blicke, oder im Worst Case gar lange Diskussionen. In jedem Fall verlängert sich das Meeting um die Zeit des „ernsten Wortes und all seiner Folgen“. Wie es beim nächsten Mal abläuft, ist außerdem auch nicht genau vorhersehbar.
Sollten Sie jedoch zu dem Entschluss kommen, dass Sie nur zusammen mit den anderen Teilnhmer:innen in einem gemeinsamen Zugang nachhaltig etwas an der Situation ändern können, dann ist die vierte Möglichkeit genau richtig für Sie – wir nennen sie: „Meet & Coach“ (Wie Sie vielleicht erahnen können, ist diese Variante unser persönlicher Favorit und eine Herangehensweise, die wir Ihnen persönlich ans Herz legen möchten).
Wie viele von Ihnen wahrscheinlich bereits wissen, ist Coaching eine Möglichkeit, mit der man die für sich oder eine Gruppe genau passenden Lösungen finden kann: "Meet & Coach" ist ein Weg, der es ermöglicht, einer Gruppe jene Techniken zur Verfügung zu stellen, die sie braucht, um in Zukunft frustrierende Besprechungserlebnisse auf ein Minimum zu reduzieren.
Was Sie dafür brauchen:
ein Besprechungsthema (die Agenda eines Routine-Meetings genügt)
das Besprechungsteam (ja genau – die besagten „ohnehin immer selben“ Teilnehmer:innen)
zwei Coaches und
einen Tag Zeit.
Sie halten ein Meeting ab – Business as usual, der Unterschied besteht darin, dass die Coaches anwesend sind und das Besprechungsteam beobachten. Anschließend bekommen Sie seitens der Coaches eine Analyse des Ablaufs unter besonderer Berücksichtigung der "Knackpunkte". Und nun zeigen Ihnen die Coaches, welche Methoden Ihnen am besten helfen können, Ihre ganz spezifischen Besprechungshindernisse erfolgreich zu umschiffen. Wie immer beim Coaching ist auch hier die Lösungsstrategie ausschließlich auf die handelnden Personen zugeschnitten. Anderes Team – andere Lösung.
Je nachdem, wie die spezifischen Verhaltensweisen einer Gruppe in Besprechungen sind, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, erfolgreich zu agieren. Bei der einen Gruppe wird es vielleicht der Umstieg von der Problemsprache zur Lösungssprache sein, bei einer anderen ist mit dem Präzisieren von Begriffen ein entscheidender Schritt getan. Diese Methoden – in der Regel sind es etwa drei – erlernt das Team in einem halben Tag. Anschließend hält die Gruppe das Meeting nochmals ab und wendet die erlernten Methoden an. Der Zeitaufwand ist gering, der Effekt überraschend. Und der Erfolg lässt sich immer unmittelbar feststellen.